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【转载】民政部前司长讲述“部委规则”  

2012-12-04 19:08:06|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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要想成为王振耀式的部委司级官员,至少要学会用订书针、写报告、开会以及用DV。很简单吗?不简单。

|壹读iRead记者胡佳恒

淡出官场两年有余,前司长王振耀有话想说—他1989年进入民政部工作,其间曾赴哈佛大学学习,2008年汶川地震后调任民政部社会福利和慈善事业促进司司长。

2010年王振耀辞去公职,接受李连杰的邀请,担任北师大壹基金公益研究院院长。最近他写了本名为《一位高级官员的行政机密》的新书,话题是少为人知、又广为流传的“部委规则”。

1120日,王振耀在接受《壹读iRead》记者的专访中,将充满王振耀风格的“部委规则”讲得仔细。他甚至精确地告诉我们,开会定闹钟,要定几分钟。

要把领导人当客户来研究

机关里有哪些容易被忽视,但是又非常重要的细节?

王振耀(以下简称王):订订书针。从哈佛大学学习回来之后,我送给同事一份文件,说这份文件能不能好好整理一下,大家能从中看到许多问题。当时一位处长说,咱这素质低,大学毕业了也不会订订书针。

这句话一下子就把我在哈佛学习的经历激发出来了。我说,你不要讲了,我在哈佛一年,通俗点讲,学的就是订订书针。

有的地方民政局长到我这来,我就给他们几页纸,测试测试。他们就会当当弄整齐,咣咣订。我说你测试不及格。对方说不整齐吗?我说,你有没有问我,这三页纸是干什么的?后来我到壹基金公益研究院来,同样的测试,一个年轻人问我,你这是做什么用的?我说别考了,这句话就80分了,我就是要这句话。你想想过这一关有多难?

不同的用途,有什么订法?

王:要看你的上级。你要送的这个对象有什么阅读习惯,这是最重要的。如果是讲话稿,在左上角斜着订,方便翻。做资料保存,在左侧订。如果他平时用夹子,就用夹子。如果是随便翻翻就退回去了,那可能用一个曲别针就行。你要研究他,领导人也当客户来研究,要明白普通人的普通需求。

报告只写一页,每天八点送到

送报告的时间有哪些讲究?

王:每天早上八点之前。这条经验我是从法国学来的。法国政府工作日的上班时间是早上九点,他们的救灾应急中心就要求每天早上九点之前,要把灾情监控报告送走,送不到就别送了,因为九点之后很多部长都要开会,看不了。

我们是早上八点上班。所以减灾中心要在每天的720分,编辑完过去24小时的灾情报告,给部长以及各业务联系单位送去。部长不在,就塞门底下。后来部长每天不扫一眼,会觉得缺了点什么。

报告多少页?

王:一页。在哈佛的一项重要训练,就是如何写备忘录。教授会问大家,知道领导人阅读文件的最大耐心是几页吗?每个同学都说了自己的看法及原因,有的说十页,有的认为是五页,争论不休。通过近一个小时的讨论,最后举手表决,大家认定不能超过三页,如果超过三页,任何人都不会那么聚精会神了。

我想,既然大家已经认定为三页,教授就可以好好讲讲三页的写作方法了。但老师接着又进行引导:三页是领导人阅读精力集中的一个边界,为什么一定要用完领导人的全部注意力呢?这一次,一致的意见很快形成,那就是一页最好。

一页怎么写?教授讲道,如果不留出抬头,写清楚备忘录的日期和内容,那么就不可能一目了然,而如果仅仅是一段话,又过长,人们阅读起来也会费神。因此,若是稍微长一点的内容,就一定要分两段来阐述,并且在每个段落之间还要空一行,以便更为清晰地阅读。

开会定闹钟,每人八分钟

你在机关怎么开会?

王:定闹钟。在各地开会都这样。买一个闹钟,或者去借一个,能打铃的那种。定八分钟就是八分钟。

没闹钟他容易讲多。要是前面废话一堆,尊敬的这个那个,感谢这个那个,八分钟说完了,铃就不停地响。参加会议的人会以为讲话结束了,大家就鼓掌,这时候他想接着讲,讲不下去。最后谁也不敢讲多,都看表,只说实在的问题。我们的会议很简洁。

好的内容一定要有好的形式来表达。会议桌的形状也会影响会议效果。有人经过比较发现,用圆桌开会,会让人觉得参会者更加公平、亲切、愿意帮助人;而方桌则给人严峻、不容置疑的感觉。因此,想要讨论事情、谈成合作时,最好像古代的亚瑟王那样开个“圆桌会议”;而针锋相对的谈判、希望压倒对方时,适合找个方形的谈判桌。

开会的坐席也会影响心情。一般来说,人的安全心理范围两侧稍窄、正前方比较长。因此,坐在对方的旁边,给人关系比较亲近的感觉,而坐在对方的正对面,则会产生一种疏远、对立、敌意的感觉。

因此,如果想给人提意见,最好挑对方两边的位子坐下;但如果有人一进会议室就毫不犹豫地坐在你的正对面,则可能对你有些看法,希望表明态度。

官员表态,要录下来

据说除了定闹钟,还用DV录过参会官员的表态?

王:那是发低保证的时候。发证是个非常艰难的工程。20019月民政部请各省民政厅长们来北京开会,中央财政第一次拿出最大一笔资金15亿元,到11月份之前必须要发出去,因为中央财政要封账。我就给大家做动员,一个月能不能完成。

开始没让地方拿钱,都是中央拿钱。地方可能会担心将来也要拿一部分钱来作为低保发放资金,所以我一夜没睡,琢磨推演可能会出现的反应。然后赶紧找人拿摄像机、录音机,一上台就说要录音录像。这是很特殊的招儿。

这都不是坐下来讨论出来的。要琢磨他们的心理—让地方表态,他们会请示省长,省长就会说别的省怎么做咱就怎么做,谁也不敢说我不听。我就找北京、上海先表态,北京、上海不要中央的钱,别的省就说,都这样做那我们就这样做。最后每人上台说三分钟,赶紧走。

(壹读iRead实习记者祝孔鑫对此文亦有贡献)

 

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